Ogni anno le imprese sono costrette a combattere un’ardua battaglia contro l’Agenzia delle Entrate per riuscire a pagare meno tasse. Tra i vari dubbi e interrogativi che più spesso affliggono gli imprenditori, ce n’è uno che proverò a descrivere in questo capitolo:

“Come dedurre le spese e le indennità di trasferta relative a dipendenti e collaboratori di un impresa?”

E’ un argomento da trattare con molta attenzione, infatti la normativa fiscale in tal senso ha dato delle indicazioni precise su come, e in che percentuale è possibile dedurre i costi relativi alle trasferte a seconda della tipologia di rimborso che viene effettuato.

Per prima cosa è utile dividere tali costi in:

• Spese di viaggio;
• Spese di vitto e alloggio;
• Spese accessorie.

La normativa fiscale, introduce alcune limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio a seconda della tipologia di rimborso che viene erogato.

I rimborsi relativi alle trasferte di collaboratori e dipendenti possono essere riconosciuti, infatti, attraverso tre diversi metodi:

• rimborso con metodo analitico (o a piè lista);
• rimborso forfettario (o indennità di trasferta);
• rimborso misto.

Indice:

• Rimborso con metodo analitico (o a piè lista)
• Rimborso forfettario o indennità di trasferta
• Rimborso misto
• La deducibilità dei rimborsi spese per l’impresa

 

Rimborso con metodo analitico (o a piè lista)

Le spese relative a vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori per le trasferte al di fuori del territorio comunale sono deducibili dall’impresa per un ammontare giornaliero non superiore ad € 180,76. Il limite viene elevato ad € 258,23 per le trasferte in territorio estero.

Per quanto riguarda invece le trasferte nell’ambito del territorio comunale, gli importi rimborsati risultano imponibili in capo al lavoratore, ma comunque deducibili dall’impresa nella misura del 75% rispetto al loro ammontare complessivo.

Ovviamente tali limiti sono stati posti in essere al fine di evitare che le spese potessero assumere degli importi da portare in deduzione troppo elevati, e le aziende, approfittare di questo benefit. Ovviamente, non avrebbe senso un rimborso spese di 400 euro giornaliere per la trasferta di un dipendente in quel di Cassino (200 euro di vitto + 200 euro di alloggio). Fermo restando che se questo dovesse accadere, se adeguatamente documentate e comprovate, tali spese andrebbero comunque rimborsate al dipendente o collaboratore, e per lui non costituirebbero un reddito, ma l’azienda in tal caso potrebbe dedurre soltanto fino a 180,76 euro trovandosi, Cassino, sul territorio nazionale.

Le spese per il viaggio sono deducibili per intero (biglietti del treno, biglietti aerei, taxi). Nel caso in cui il dipendente utilizzi la propria autovettura per la trasferta, sarà possibile dedurre da parte dell’impresa il costo relativo al rimborso chilometrico per autovetture non superiori a 17 cavalli fiscali se a benzina (20 se diesel), in base ai calcoli delle relative tabelle ACI.

Per ottenere tali rimborsi, il dipendente o collaboratore in questione, dovrà fornire al titolare d’impresa tutta la documentazione che attesti le spese sostenute (scontrini, fatture, ricevute, biglietti aerei e del treno, ricevute del taxi, caselli autostradali, ecc.). Senza la documentazione non sarà possibile rimborsare tali costi al lavoratore.

Con i documenti forniti dal lavoratore all’imprenditore, quest’ultimo dovrà redigere una “nota spese” che contiene in modo descrittivo la somma delle spese giornaliere da rimborsare al dipendente corredata da tutti i documenti giustificativi per costi che devono essere sostenuti ESCLUSIVAMENTE per scopi aziendali.

Per dare la possibilità all’azienda di poter detrarre anche l’IVA è necessario che ogni giustificativo sia fatturato con l’intestazione della società. Per cui, è bene ricordare ai lavoratori in trasferta di farsi emettere fattura coi dati aziendali, pena l’indetraibilità dell’IVA.

 

Rimborso forfettario o indennità di trasferta

Nel caso di rimborsi forfettari, l’imprenditore eroga al dipendente o al collaboratore una sorta di indennità di trasferta, forfettaria per l’appunto, per rimborsargli le spese sostenute per vitto e alloggio.

Il lavoratore in trasferta pertanto non sarà obbligato a documentare le spese sostenute con fatture e giustificativi e l’imprenditore non sarà tenuto a produrre alcuna nota spese con una semplificazione notevole da un punto di vista gestionale.

Nel caso di rimborsi forfettari l’azienda può dedurre per intero le somme erogate al dipendente o collaboratore. Anche per il dipendente le indennità di trasferta forfettarie sono escluse dall’imponibile e quindi esentasse fino a:

• € 46,48 giornalieri per le trasferte oltre il confine comunale dell’azienda ma all’interno del teritorio nazionale;
• € 77,46 giornalieri per le trasferte all’estero;

Un eventuale importo più elevato erogato al dipendente sarà tassato, per la differenza rispetto ai limiti, in capo al dipendente stesso, mentre il datore di lavoro potrà dedurre integralmente tali costi senza limitazioni.

 

Rimborso misto

Il rimborso misto si verifica quando l’impresa sfrutta entrambe le tipologie di rimborso per le spese di trasferta per indennizzare il lavoratore dipendente o il collaboratore. In presenza di spese documentate di vitto e alloggio, l’imprenditore potrà rimborsare in modo analitico tali spese fino ai limiti previsti.

Tale indennità può essere integrata con il rimborso spese forfettario giornaliero coi limiti ridotti a 2/3:

• € 30,99 per le trasferte in Italia;
• € 51,65 per le trasferte all’estero.

Se vengono rimborsate a piè lista  le spese per il vitto oppure quelle per l’alloggio.

L’indennità può essere altresì integrata con il rimborso spese forfettario giornaliero coi limiti ridotti a 1/3:

• € 15,49 per le trasferte in Italia;
• € 25,82 per le trasferte all’estero.

Se vengono rimborsate a piè lista  sia le spese per il vitto che quelle per l’alloggio.

 

La deducibilità dei rimborsi spese per l’impresa

Le aziende che inviano i loro lavoratori in trasferta hanno diritto ovviamente alla deduzione dei costi sostenuti rispettando i limiti imposti dalla normativa vigente:

• Spese per vitto e alloggio: sono deducibili tutti i costi regolarmente documentati e pagati a piè lista ai dipendenti inviati in trasferta fuori dal territorio comunale relativamente alle spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente inviato nel nuovo posto di lavoro per un limite giornaliero di € 180,76 al giorno per le trasferte in Italia ed € 258,23  per le trasferte all’estero. Le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale sono deducibili nel limite del 75% dell’importo complessivamente sostenuto;

• Viaggio e trasporto: se il dipendente utilizza la propria autovettura per gli spostamenti e per recarsi sul luogo della trasferta, l’azienda potrà dedurre un costo pari ai km sostenuti dal dipendente con la propria vettura calcolati attraverso le tabelle ACI relativo ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per le auto a benzina e non superiore a 20 cavalli fiscali per le auto Diesel. Le spese sostenute per i viaggi sono invece totalmente deducibili (es. biglietti di treno e aereo);

• Rimborsi spesa forfettari: pur essendo non imponibile in capo al dipendente, il rimborso forfettario delle spese di trasferta in capo alla società, è interamente deducibile. Pertanto, a differenza dei rimborsi a piè lista, per i rimborsi forfetari non vi è alcun limite massimo di deducibilità in capo all’impresa.

• Rimborso misto: a tale tipologia di rimborso, come previsto dall’Agenzia delle Entrate non si applicano i limiti di deducibilità invece previsti per il rimborso analitico. Di conseguenza, se il datore di lavoro opta per il sistema misto potrà beneficiare dell’integrale deducibilità delle spese di trasferta.

In conclusione, come hai visto, anche utilizzando una corretta gestione dei rimborsi spesa potrai portare in deduzione TOTALMENTE i costi che dovrai rimborsare al lavoratore subordinato, relativamente alle sue trasferte. Specie per le aziende che inviano di frequente i propri dipendenti presso altre sedi lavorative, saper gestire in modo corretto i rimborsi può voler dire risparmiare migliaia di euro di tasse ogni anno, evitando così di evadere il fisco o rimborsare il dipendente in nero non avendo quindi diritto alla deduzione fiscale.