Per gli imprenditori, il bilancio rappresenta il documento più importante di tutto l’esercizio, quello che dovrebbe fotografare la situazione dell’impresa, e consentir loro di prendere le decisioni più consone allo sviluppo aziendale.

A fine anno è consuetudine. anche tua suppongo, ritrovarti col commercialista e scorgere tra i suoi fogli quel numerino che appare alla fine del documento e che dovrebbe dire inequivocabilmente se la tua azienda è in salute o no!

Devi prendere delle decisioni, stai pensando di investire in nuovi macchinari o assumere del personale perchè il lavoro è aumentato, il tuo fatturato pure, e allora guardi i due numerini magici del bilancio ovvero:

• il valore della produzione;
• l’utile netto.

E con tua grande soddisfazione noti che quei numeri sono positivi, l’utile è buono, il fatturato è più alto rispetto a quello dello scorso anno e in fondo, che ti importa di stare ad ascoltare quel che sta cercando di spiegarti il tuo commercialista che cerca di frenare i tuoi entusiasmi dicendoti che i tuoi costi sono aumentati in modo significativo e che ha dovuto far ricorso agli ammortamenti ridotti per evitare che la banca guardando il tuo bilancio potesse pensare a ridurti il fido?

La tua attività ha chiuso in attivo e ti senti il “padrone del mondo“, la tua ditta è sana, puoi fare degli investimenti e anche distribuire parte di quei proventi.

ATTENZIONE!

Non è tutto oro quel che luccica, perchè la maggior parte degli imprenditori non sa che il fatturato e l’utile spesso risentono di specifici movimenti contabili che servono a renderli più “belli” alla vista di chi deve giudicare il tuo bilancio come le banche ad esempio, e non è di certo opportuno basarsi solo su quei due numeri per prendere delle decisioni importanti.

Sai quanti imprenditori si sono letteralmente schiantati proprio perchè non sono andati oltre quei due numerini che, se non analizzati a fondo posso davvero ingannarti? Sai quante piccole imprese sono fallite proprio dopo aver aumentato il fatturato l’anno prima a causa della maggiore esposizione, di maggiori debiti e magari a causa di un cliente che non li ha pagati?

Il fatturato e l’utile netto sono indicatori importanti ma non sono gli unici dati rilevanti del bilancio di un’azienda e soprattutto da soli non sempre ci fanno capire se un’azienda è in salute o meno.

Se il tuo fatturato è aumentato, non significa sempre che hai venduto di più e quindi hai più soldi da spendere! Se il tuo utile è aumentato, non necessariamente vuol dire che hai guadagnato di più rispetto all’anno prima, perchè spesso il tuo commercialista potrebbe aver inserito alcune voci per far quadrare i conti; potrebbe aver abbassato ai minimi termini l’accantonamento a riserva, il fondo svalutazione crediti, o “giocato” sulle rimanenze di magazzino, magari sui lavori in corso su ordinazione, o ancora su ratei e risconti.

Il tuo bilancio spesso può darti delle informazioni non completamente veritiere sull’andamento della tua impresa, in particolar modo se non sei in grado di leggerlo e di capire esattamente cosa dicono tutti quei numeri, e tu potresti senza avere le giuste nozioni pensare che le cose stanno andando in un certo modo e invece stai andando letteralmente alla deriva.

 

I danni causati da un’interpretazione errata del bilancio

Ti racconto un aneddoto: qualche anno fa un mio conoscente, piccolo imprenditore di una ditta che produceva pezzi meccanici, decise di comprare una pressa enorme, che costava circa 350mila euro. Un investimento importante, un leasing che avrebbe impegnato la sua ditta per 5 anni con una rata piuttosto significativa.

Fece l’investimento, e due anni dopo, quindi senza aver nemmeno restituito metà del prestito ottenuto, è andato in difficoltà, pur avendo addirittura aumentato il suo fatturato rispetto agli anni precedenti.

Purtroppo gli insoluti, la maggiore esposizione bancaria, che comprendeva anche gli interessi sul leasing stesso, lo hanno costretto a lasciare impagate le rate della locazione finanziaria, perchè: prima c’erano i dipendenti, poi le tasse, poi le materie prime, poi gli interessi sul conto corrente, sull’affidamento, ecc.

Insomma è arrivato al punto in cui la società di leasing è venuta a riprendersi il bene, lo ha rivenduto e gli ha ancora intimato con un bel decreto ingiuntivo (immediatamente esecutivo) di pagare la differenza tra quanto ottenuto dalla vendita e quello ancora dovuto, più tutte le spese amministrative e legali.

UN DISASTRO SU TUTTI I FRONTI, anche perchè le banche, una volta saputa la situazione hanno chiesto delucidazioni e nonostante le mille rassicurazioni, hanno ridotto gli affidamenti!

MOTIVO DI QUESTO DISASTRO ?

Tutto è cominciato proprio quando il commercialista gli ha consegnato il bilancio dell’anno precedente e lui, interpretandolo a suo modo, ha deciso di fare il passo più lungo della gamba, andando ad esporsi per una cifra troppo alta per essere sostenuta, aumentando il fatturato, ma facendo crescere di conseguenza l’esposizione bancaria, perchè avere più crediti non significa automaticamente avere più soldi in banca, specie in un periodo in cui molte aziende falliscono o sono in difficoltà!

Quando guardai quel bilancio, che fu la “pietra dello scandalo“, rimasi allibito! C’era l’utile è vero ma le rimanenze di magazzino influenzavano notevolmente la cifra finale, così come erano elevati i debiti verso le banche considerando gli incassi a 120/150 giorni e il fatturato totale! Molti crediti, ma anche molti debiti, e soprattutto azienda sottocapitalizzata tenuta in piedi soltanto dagli istituti di credito!

Insomma non certo una situazione che consigliava un investimento che avrebbe aumentato ulteriormente l’esposizione bancaria, i debiti e soprattutto con un leasing che in fondo è una locazione e quindi fino al riscatto del bene, non avrebbe in nessun modo fatto aumentare il patrimonio dell’azienda stessa!

Cosa lo spinse allora a fare un passo simile?

Semplicemente l’aver constatato che l’utile e il fatturato erano aumentati del 20% rispetto all’anno precedente, senza però esser stato in grado di capire cosa significassero tutte le altre voci del bilancio.

E sai quanti altri imprenditori incappano in situazioni analoghe o magari anche peggiori, che li costringono a “tirare giù la saracinesca” per sempre, solo perchè non sanno interpretare il loro bilancio?

Come fare allora?

Ti starai chiedendo se per fare l’imprenditore sia necessario studiare economia e commercio, o almeno saperne quanto ne sa un commercialista o un esperto di contabilità…

Assolutamente no, e non devi nemmeno sentirti in colpa se quando prendi in mano il tuo bilancio fai fatica a decifrarlo completamente, la colpa non è tua perchè fai l’imprenditore e non il commercialista!

Quello che però devi assolutamente sapere è il significato di alcuni termini che il tuo commercialista inserisce nel bilancio e che sono indicatori della situazione anche più che l’utile stesso o il fatturato, per esempio:

• ratei;
• risconti;
• rimanenze;
• ammortamenti;
• lavori in corso su ordinazione;
• fondo svalutazione crediti;
• la differenza tra debito e costo;
• la differenza tra credito e ricavo.

Devi imparare a leggere bene tra le righe del tuo bilancio per fotografare in maniera reale la situazione della tua impresa, devi essere capace di interpretare con dimestichezza le voci e i numeri e capire se sei davvero in grado di affrontare degli investimenti, assumere un dipendente, dividere degli utili.

• Devi capire quali voci del bilancio influenzano l’andamento della gestione e la determinazione dell’utile;
• Comprendere che l’incremento totale dei ricavi, non sempre corrisponde ad un aumento delle vendite;
• Scoprire quali dati sono veramente importanti e possono darti informazioni preziose nel tuo bilancio;
• Conoscere l’aspetto economico e finanziario della gestione ovvero il principio cardine della partita doppia;
• Evitare di fare confusione coi numeri come la maggior parte degli imprenditori fa;
• Avere una conoscenza di base per capire come leggere il tuo bilancio e quello dei tuoi potenziali clienti dai quali pensi di prendere lavoro;
• Imparare a conoscere quali artifizi contabili vengono utilizzati per rendere più bello il bilancio;
• Sapere cos’è il punto di pareggio e come mai il bilancio alla fine deve chiudere in pareggio;
• Capire cosa sono i costi pluriennali e come possono modificare l’utile dell’esercizio e in che misura;
• Sapere cosa sono gli ammortamenti, come influenzano il bilancio, quanto incide sul bilancio stesso l’acquisto di un cespite;
• Essere capace di capire che l’utile netto viene influenzato e in che modo dalle scritture di fine anno;
• Scoprire che l’utile d’esercizio può essere notevolmente modificato dalle rimanenze di magazzino ma soprattutto di quanto sia controproducente, per “abbassare l’utile”, acquistare materiali o beni di consumo a dicembre
• Sapere quanto è possibile esporsi finanziariamente rispetto al proprio fatturato e valutare quando si arriva al punto di “fare da banca” ai propri clienti;
• Imparare a gestire i flussi di cassa e così impostare bene il rapporto tra incassi e pagamenti;

Per quanto ti sia possibile prima di valutare da solo il bilancio, ascolta con attenzione il tuo commercialista, fagli tutte le domande che ti vengono in mente, ma soprattutto impara a leggere il tuo bilancio perchè è un libro aperto, basta comprenderne i punti fondamentali.

 

L’importanza del rendiconto mensile

Quella che sembra una domanda stupida e addirittura offensiva per te che sei un imprenditore e “vivi di conti”, è invece un aspetto fondamentale del tuo essere un lavoratore autonomo.

Saper fare i conti non significa essere in grado di fare 2+2, ma essere sempre informato sulla situazione economica della tua impresa, mese per mese… Devi sapere se stai veramente guadagnando o se i ricavi vengono interamente mangiati dai costi e magari fai solamente girare tanto denaro e in tasca te ne rimane poco, con il rischio concreto che alla prossima scadenza fiscale i tuoi conti si trovino in rosso e non ti consentano di pagare.

Non è una leggenda metropolitana, questo che ti ho appena raccontato è successo a moltissimi lavoratori autonomi, specie quando sono alle prime armi e magari si fanno annebbiare la vista dai primi incassi.

Probabilmente ex dipendenti che incassano di colpo 300-400 euro al giorno e si trovano un po’ spiazzati da questa nuova situazione. Non si preoccupano di capire quanto ci sia di “utile” in quella somma che hanno in tasca e non curanti di nulla cominciano a “spendere e spandere“.

E’ capitata una situazione analoga a due miei conoscenti (marito e moglie), che un paio di anni fa aprirono una tintoria. Tralascio i dettagli, ma ricordo che dopo due settimane di apertura, il mio amico, dopo la chiusura del sabato, mi mostrò con fierezza 500 € dicendomi

“E’ il guadagno di oggi…“.

“Guadagno???” gli risposi io “e quanto hai incassato?”

“questi!” ribadì a petto in fuori mostrandomi di nuovo quelle banconote

“se penso che quando facevo il dipendente dovevo lavorare dieci giorni per guadagnare sti soldi…”

Tralascio il resto della discussione perchè credo che sia chiaro il concetto, ovvero che questo signore, forse in quanto si trovasse alle prime armi, forse perchè non aveva sentito parlare di imposte, o chissà perchè, non pensava nemmeno lontanamente che quei 500 euro fossero il frutto:

• dell’investimento fatto per mettere in piedi l’attività, dalla quale si doveva rientrare;
• dell’affitto del locale;
• dell’approvvigionamento delle materie prime;
• del costo dell’energia elettrica;
• e non ultimo al lordo delle imposte e i contributi previdenziali che avrebbe dovuto pagare di li a poco.

Tralascerei anche il fatto che l’attività dei miei amici non è durata più di un anno, ma questo esempio serve per sottolineare l’importanza di tenere un rendiconto mensile aggiornato sulla situazione di costi e ricavi, cercando di adattarlo e renderlo adeguato per la tua impresa. Innanzitutto perchè segnandoti man mano i costi che sostieni, riesci a capire che non è

Elaborando un rendiconto economico mensile, i parametri di cui disporrà la direzione aziendale evidenzieranno con assoluta precisione, cosa è effettivamente accaduto nell’ultimo mese, consentendoti di acquisire tutte le informazioni necessarie per una corretta valutazione ed un rapido intervento su eventuali anomalie.

Il rendiconto mensile è un’elaborazione del controllo di gestione della quale vengono esposti i risultati economici conseguiti in un determinato periodo di tempo dall’impresa. Esponendo dunque in maniera ordinata i costi sostenuti e i ricavi realizzati nel periodo, giungendo a determinare il risultato conseguito mettendo in evidenza anche quanto le diverse componenti di costo e di ricavo hanno influito sul risultato finale.

Fare un rendiconto mensile è il primo passo che ogni azienda deve compiere per avere un controllo scientifico della gestione ed è importante compilarlo in maniera dettagliata, non affidandosi ai conteggi del commercialista che hanno una loro impostazione che difficilmente potrà esserti utile, legata strettamente ad aspetti contabili e fiscali.

Il rendiconto economico è un potentissimo strumento di analisi che oltre a fornire un’ampia serie di informazioni, permette di rispondere alle principali domande che ogni imprenditore come te a fine mese di pone:

1. Qual’è il risultato economico realizzato fin’ora?
2. E’ positivo o negativo?
3. E’ migliore o peggiore di quello preventivato o di quello dello scorso anno?

Ma soprattutto sapendo leggere i parametri rilevabili dal tuo rendiconto economico sarai in grado di rispondere anche alla domanda più importante che sta alla base del controllo di gestione:

Perchè l’azienda ha realizzato questi risultati?

Il rendiconto economico gestionale, fornisce una lunga serie di dati utili nella determinazione dei costi delle singole attività della tua impresa i cosiddetti “centri di costo“, e permette di verificarne la congruità dei prezzi di vendita.

Tutte le risorse utilizzate dalla tua azienda hanno un costo, il locale, gli oneri finanziari, il commercialista ed è opportuno non trascurare alcuna di queste voci. Per quanto riguarda il personale è opportuno considerare il costo al lordo dei dipendenti, inserendo un valore che comprende lo stipendio, i contributi, ferie, permessi e TFR e quei costi che pur maturando mensilmente, non sono contabilizzati con la stessa frequenza.

Più dettagliato sarà il tuo rendiconto, più facile sarà l’analisi finale che ti consentirà di distinguere i costi variabili dai costi fissi e valutare in caso di un eccessiva incidenza dei costi fissi per esempio, se il problema sia da ricercare dal cattivo funzionamento del reparto produttivo oppure da una scorretta applicazione dei prezzi di vendita non sufficientemente remunerativi.

Di seguito un esempio di rendiconto mensile che puoi facilmente compilare tramite Excel, andando a modificare le voci di spesa in modo che possa calzare completamente alla tua realtà:

Utilizzando il link sottostante potrai scaricare il file di excel che ti consentirà di utilizzare direttamente il tuo computer per la compilazione dei dati. Un comodo strumento automatizzato che ti aiuterà ad essere sempre aggiornato su costi e ricavi mensili della tua impresa.

http://www.businessboom.it/risorse/schema-rendiconto-mensile.xls