La gestione delle spese per l’acquisto carburante è un aspetto da non sottovalutare, anzi diventa una vera e propria necessità economica per aziende, liberi professionisti e lavoratori autonomi che possono dedurre i costi sostenuti e detrarre l’IVA pagata al distributore.

Sono ormai passati alcuni anni da quando, a partire dal 1° luglio 2018, sono entrate in vigore le nuove disposizioni previste dalla Legge di Bilancio che hanno mandato in pensione le vecchie schede carburante e imposto l’obbligo di pagamento tracciabile, nonché l’emissione di fattura elettronica da parte dei distributori per gli acquisti eseguiti da soggetti passivi di IVA. Una stretta voluta dal legislatore per impedire, o quantomeno limitare, fenomeni legati ad elusione ed evasione fiscale da parte di professionisti e aziende.

Di conseguenza, dal 1° gennaio 2019, per poter scaricare le spese del rifornimento carburante, è obbligatorio aver effettuato il pagamento di benzina, diesel, GPL o metano con carta di credito, carta prepagata, bonifico bancario o altri metodi tracciabili consentiti dalla normativa.

Solo in questo modo i vari soggetti coinvolti avranno il diritto di deducibilità delle spese sostenute e di detraibilità dell’IVA. Inoltre, la certificazione degli obblighi per la cessione di carburante tramite fattura elettronica è indipendente dalla fase di commercializzazione del bene. Quindi l’emissione del documento di vendita in formato elettronico dovrà riguardare tutta la filiera: si parte dalla compagnia petrolifera, passando per i vari intermediari e terminando con i distributori. Ad esempio, l’acquisto del combustibile da parte del benzinaio al grossista è un’operazione che richiede obbligatoriamente una fattura elettronica e un pagamento tracciabile.

Cerchiamo quindi di capire come funzionino le eventuali agevolazioni fiscali sui costi del carburante, i limiti imposti dalla legge, come effettuare il pagamento, cosa cambia in base all’utilizzo esclusivo, strumentale o promiscuo del veicolo, quali dati fornire al distributore per l’emissione della fattura elettronica ed eventuali soggetti esonerati.

Indice:

• Deduzione costo e detrazione IVA sul carburante: gli aspetti generali
• Certificazione degli obblighi per la cessione carburante
• Che percentuale della spesa carburante può scaricare il professionista?
• Spesa carburante: deducibilità e detrazione IVA per l’azienda
• Quanto può dedurre un agente di commercio?
• Scaricare le spese del carburante con auto aziendali
• Quali sono i metodi di pagamento consentiti?
• Il caso particolare del pagamento utilizzando la carta carburante
• I dati da fornire al distributore
• I dati presenti sulla fattura elettronica
• Ricezione della fattura elettronica per acquisto carburante
• Come conservare le fatture elettroniche per spese carburante
• Soggetti esonerati dalla fattura elettronica per le spese carburante

 

Deduzione costo e detrazione IVA sul carburante: gli aspetti generali

Aziende, liberi professionisti e lavoratori autonomi con partita IVA hanno facoltà di dedurre le spese per il carburante, tuttavia devono rispettare i limiti di deducibilità previsti dalla legge. A tal proposito, è necessario effettuare opportune valutazioni riguardanti il mezzo di trasporto a cui si riferiscono i costi per il rifornimento. Risulta fondamentale effettuare la distinzione tra veicoli:

• ad uso esclusivo e strumentale;
• concessi a lavoratori dipendenti;
• concessi ad agenti di commercio e rappresentanti;
• ad uso promiscuo;
• ad uso pubblico.

Indipendentemente dal tipo di uso che viene fatto del veicolo, a partire dal 1° luglio 2019, la normativa in vigore ha imposto il pagamento del carburante con metodi tracciabili: “impiegando denaro contante si perde qualsiasi diritto ad applicare le agevolazioni fiscali”. I titolari di partita IVA dovranno richiedere al gestore del distributore l’emissione di una fattura elettronica, al fine di certificare i costi sostenuti e poterli così portare in deduzione.

In generale, i professionisti possono dedurre il 20% della spesa carburante e detrarre il 40% dell’IVA applicata sull’importo. Medesima agevolazione è prevista per i veicoli ad uso promiscuo. A tale regola fanno eccezione:

• mezzi di trasporto ad uso esclusivo e strumentale dell’attività svolta, con spese deducibili al 100%;
• mezzi di trasporto concessi al lavoratore dipendente, con deducibilità pari al 70%;
• mezzi di trasporto concessi ad agenti e rappresentanti, con deducibilità all’80%;
• veicoli ad uso pubblico con deducibilità al 100%.

Di conseguenza, per tutti i veicoli aziendali ad uso promiscuo il limite di deducibilità per le spese carburante è del 20%. Ricordiamo che nei costi rientrano anche le spese di rifornimento per autotrazione, fermo restando la presenza di regolare fattura elettronica.

Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA al 40%, la legge ha previsto le seguenti limitazioni:

• veicoli adibiti per il trasporto di beni o persone con una massa uguale o inferiore a 3.500 chilogrammi;
• mezzi di trasporto con al massimo 8 posti a sedere (escluso il conducente);
• non impiegati in modo esclusivo per l’attività.

 

Certificazione degli obblighi per la cessione carburante

In fase di presentazione dell’articolo abbiamo parlato di come ogni operazione di cessione del carburante debba essere certificata da apposita fattura elettronica (dal 1 gennaio 2019). Di conseguenza, dalla fase di produzione da parte della compagnia petrolifera fino alla distribuzione finale, l’intera filiera deve attenersi all’obbligo di emettere la fattura elettronica.

C’è comunque un’eccezione che riguarda i distributori al dettaglio che non sono assoggettati a tale onere solo per la cessione di carburante nei confronti di clienti non soggetti ad IVA. Quindi, l’obbligo per il benzinaio di emettere fattura elettronica rimane per il rifornimento di veicoli aziendali o utilizzati da professionisti e lavoratori autonomi durante lo svolgimento dell’attività economica (sono esclusi i titolari di partita IVA con regime forfettario per cui la deduzione delle spese è inutile).

 

Che percentuale della spesa carburante può scaricare il professionista?

Il limite di deducibilità per un professionista dipende dal tipo di uso a cui è soggetto il proprio veicolo. Premesso che il mezzo di trasporto deve comunque essere impiegato per svolgere la professione, il beneficiario può scaricare il 100% delle spese carburante solo in presenza di uso strumentale. In realtà, è una situazione alquanto difficile da dimostrare e che ben raramente si verifica. Un esempio, anche se molto improbabile, è un avvocato che ha creato uno studio mobile sfruttando un camper, o comunque un mezzo di adeguate dimensioni che risulta, effettivamente, strumentale alle attività svolte.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi, il professionista non utilizza il veicolo in modo strumentale e può dedurre soltanto il 20% delle spese carburante e detrarre il 40% dell’imposta sul valore aggiunto applicata sull’acquisto del combustibile.

 

Spesa carburante: deducibilità e detrazione IVA per l’azienda

I costi per il rifornimento del carburante sono una voce di spesa che anche le imprese possono dedurre, applicando il medesimo limite del 20%. Non cambia nulla nemmeno per la detrazione dell’IVA, fissata ad un massimo del 40%. Anche in questa situazione valgono le considerazione fatte per il professionista, ovvero la deduzione delle spese carburante e dell’IVA applicata possono raggiungere il 100% solo dimostrando che il veicolo in esame è strumentale per l’impresa, vedi ad esempio le aziende che fanno trasporti o i taxisti.

 

Quanto può dedurre un agente di commercio?

L’agente di commercio è una figura professionale che fa dell’auto uno dei suoi principali strumenti di lavoro, per cui gode di innumerevoli possibilità di dedurre i costi e detrarre l’IVA applicata sugli acquisti e servizi di manutenzione relativi al veicolo. Per quanto concerne le spese per il rifornimento carburante, il beneficiario ha diritto di detrarre l’80% del costo e il 100% dell’IVA.

 

Scaricare le spese del carburante con auto aziendali

Una situazione piuttosto comune è la trasferta di lavoratori dipendenti che utilizzano, come mezzo di trasporto, l’auto concessa dall’azienda. In tali frangenti il lavoratore deve richiedere al benzinaio l’emissione della fattura elettronica per conto dell’impresa; ciò è necessario anche se ha effettuato il pagamento con la carta di credito personale. Ad ogni modo, ai fini della deducibilità gli aspetti importanti sono due:

• la spesa deve risultare riconducibile all’azienda grazie alla certificazione conseguente al metodo di pagamento tracciabile;
• il costo sostenuto venga successivamente rimborsato al lavoratore dipendente, sempre impiegando strumenti tracciabili.

 

Quali sono i metodi di pagamento consentiti?

Un aspetto di fondamentale importanza riguarda il metodo utilizzato per effettuare il pagamento del carburante. Se fino al 1° luglio 2018 era possibile impiegare anche il denaro contante e faceva testo la scheda carburante, le ultime disposizioni hanno imposto l’obbligo di pagamento con metodi tracciabili. Ciò significa che nessuno vieta di fare il pieno di benzina e saldare il conto in cash, tuttavia è bene sapere che si perde automaticamente qualsiasi diritto alla deduzione della spesa sostenuta.

Quindi, i mezzi di pagamento per applicare le agevolazioni fiscali previste sul costo carburante, consentiti dalla legge (Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 73203/2018) sono i seguenti:

• carta di credito o carta di debito;
• carte prepagate (ad esempio la PostPay emessa da Poste Italiane);
• bonifico bancario;
• bonifico postale;
• assegno bancario o postale (circolare e non circolare);
• vaglia cambiario (in base al regio decreto n. 1736 del 21 dicembre 1933);
• vaglia postale (secondo quanto previsto dal Dpr n. 144/2001);
• addebito diretto in conto corrente;
• carta carburante emessa da una compagnia petrolifera.

Utilizzando uno strumento elettronico quale mezzo di pagamento per aver diritto alla deducibilità dei costi e detrazione dell’IVA,  è necessario assicurarsi che la carta rispetti i seguenti requisiti:

• debba essere rilasciata da un operatore finanziario sottoposto all’onere di comunicazione all’anagrafe tributaria;
• risulti intestata al soggetto che svolge l’attività economica.

Quando era ancora in vigore la scheda carburante, ai fini della deducibilità, si dovevano compilare accuratamente gli appositi campi inserendo: numero partita IVA, nome e cognome del professionista o ragione sociale dell’impresa, nonché codice fiscale e domicilio fiscale. A seguito dell’abolizione della scheda carburante la situazione si è molto semplificata: le informazioni vengono fornite in pochi secondi al benzinaio, con i dati utili che compaiono in automatico sulla ricevuta (pagamento con carta), oppure nella fattura elettronica.

 

Il caso particolare del pagamento utilizzando la carta carburante

La carta carburante è una soluzione scelta sempre più spesso da aziende e professionisti per via della grande comodità e velocità del pagamento; viene rilasciata a seguito della stipula di un contratto cosiddetto di netting con una compagnia petrolifera e permette di effettuare l’operazione solo presso i distributori appartenenti alla compagnia scelta. La principale caratteristica di questo tipo di accordo è quella di consentire, al momento del rifornimento, la sola registrazione della cessione, effettuando il saldo del carburante in un secondo momento.

Tale metodo di pagamento è stato approvato dall’Agenzia delle Entrate in quanto rientra in quelle forme considerate idonee dal legislatore, ossia che prevedono il saldo del servizio, o del bene acquistato, in un momento diverso rispetto alla cessione. Con la carta carburante il benzinaio assume l’obbligo, nei confronti della compagnia petrolifera, di erogare il carburante periodicamente e in modo continuativo in favore dell’utente, il quale si limiterà soltanto a fornire la carta magnetica. E’ comunque doveroso sottolineare come questo sistema abbia validità, al fine della deducibilità dei costi, solamente se i rapporti tra stazione di servizio e società petrolifera, nonché tra quest’ultima e il cliente, risultino tutti regolati da mezzi di pagamento tracciabili.

 

I dati da fornire al distributore

Per consentire al gestore di emettere la fattura elettronica e permettere l’applicazione delle agevolazioni fiscali sulla spesa carburante, l’acquirente deve aver in precedenza attivato la modalità di ricezione delle fatture elettroniche. A tale scopo è necessario accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate, cercare la sezione “Fatture e Corrispettivi”, inserire le credenziali personali e registrare la suddetta modalità. Abbiamo la possibilità di scegliere la ricezione delle fatture elettroniche tramite:

• PEC (posta elettronica certificata), senza il bisogno di un codice destinatario;
• canale specifico sfruttando un intermediario (può essere la stessa Agenzia delle Entrate) o un apposito software, con presenza di un proprio codice destinatario;

In ogni caso, il distributore, per emettere la fattura elettronica, deve ricevere:

• il codice fiscale dell’acquirente;
• la partita IVA del professionista;
• l’indirizzo;
• l’indirizzo di posta elettronica certificata, oppure il codice destinatario.

L’Agenzia delle Entrate ha previsto la possibilità di generare e scaricare dal suo sito un codice QR, contenente tutte le informazioni utili per la fatturazione elettronica. Presentando tale codice al distributore si potranno velocizzare notevolmente le operazioni di pagamento: l’addetto al distributore, tramite apposito dispositivo e software, sarà infatti in grado di leggere il codice QR e registrare in pochi secondi i dati del cliente, così da poter emettere la fattura elettronica.

 

I dati presenti sulla fattura elettronica

Nella fattura elettronica emessa dal distributore di carburante è obbligatoria la presenza dei seguenti dati:

• informazioni che identificano l’acquirente;
• targa del veicolo e suo chilometraggio (devono essere inseriti nello specifico campo denominato”Mezzo di Trasporto”).

I dati relativi al veicolo sono fondamentali per collegare l’acquisto del carburante al mezzo di trasporto utilizzato, allo scopo di applicare la deducibilità delle spese sostenute. In caso contrario, i dati devono comunque comparire e saranno visibili nell’estratto conto della carta elettronica impiegata dall’acquirente.

 

Ricezione della fattura elettronica per acquisto carburante

Il gestore della stazione di servizio non ha alcun obbligo di consegnare le fatture elettroniche emesse per la vendita di carburante al momento del pagamento. Il documento, infatti, viene spedito dal sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate alla PEC del destinatario e sarà comunque visibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione “fatture e corrispettivi” della fatturazione elettronica.

 

Come conservare le fatture elettroniche per spese carburante

Spetta all’acquirente memorizzare i documenti avvalendosi  dell’apposito servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Sarà sempre necessario accedere alla sezione online “Fatture e Corrispettivi” e sottoscrivere lo specifico accordo con cui l’Amministrazione finanziaria si impegna ad archiviare le fatture elettroniche. La soluzione alternativa è impiegare un qualsiasi altro servizio di memorizzazione digitale.

 

Soggetti esonerati dalla fattura elettronica per le spese carburante

Gli unici soggetti che risultano esonerati sono i contribuenti sottoposti al regime dei minimi o al regime forfettario. Ricordiamo infatti che un titolare di partita IVA che adotta la tassazione agevolata con aliquota fissa forfettaria, non ha diritto a scaricare alcuna spesa (tranne perdite pregresse e contributi ai fini pensionistici), quindi è assolutamente inutile emettere una fattura elettronica a suo nome per l’acquisto del carburante.