Dalla sua introduzione ad oggi, l’obbligo della fatturazione elettronica è stato esteso a una platea sempre più ampia di contribuenti. Pubbliche amministrazioni, aziende private e partite IVA sono quotidianamente impegnate con gli adempimenti relativi alla fatturazione digitale, e qualche volta purtroppo anche alle prese con degli errori. In fondo sbagliare è umano, in questa logica la fattura elettronica non fa eccezione.

Dunque, nonostante la compilazione semplificata dalla modalità elettronica, il rischio di commettere qualche errore esiste anche con questa modalità di compilazione di una fattura. Vediamo di seguito come correggere alcuni dei più comuni errori che possono verificarsi..

Indice:

• Correzione di una fattura elettronica non trasmessa
• Correzione di una fattura elettronica già trasmessa al SDI
• Fattura elettronica duplicata o scartata
• E-fattura PA

Correzione di una fattura elettronica non trasmessa

Potrebbe accadere di accorgersi di un errore nella fattura elettronica compilata ma non ancora trasmessa al Sistema di Interscambio. In un caso simile, la correzione può essere apportata tranquillamente senza dover necessariamente modificare data e numero della fattura elettronica. Gli errori di compilazione possono essere di varia natura e riconducibili comunemente:

• alla data, al numero progressivo, ai dati dei clienti o al numero di partita IVA;
• all’importo del documento elettronico;
• al calcolo dell’IVA;
• all’indicazione delI’IBAN;
• all’incongruenza tra l’imposta calcolata e l’aliquota IVA;
• alla mancata o errata indicazione del CIG (Codice Identificativo di Gara);
• ad altri tipi di errori.

Tuttavia, in questi casi, quando la fattura elettronica non è ancora stata trasmessa al SdI, è sufficiente modificare il documento, senza cambiare data e numero, procedendo successivamente con le normali azioni di trasmissione.

Correzione di una fattura elettronica già trasmessa al SDI

In questo caso la situazione si complica notevolmente, per porvi rimedio è necessaria l’emissione di una nota di credito sempre in modalità telematica. Purtroppo, infatti, una fattura elettronica già trasmessa non può essere modificata. Prima di capire come correggere una fattura elettronica inviata, facciamo comunque un passo indietro per ricordare che:

• una fattura inoltrata al Sistema di Interscambio e non scartata è considerata emessa e non più rettificabile. In caso di errore, bisogna intervenire con una nota di addebito o di credito;

• una fattura “non consegnata” è valida, il documento è comunque ritenuto emesso seppur non consegnato al destinatario. In una circostanza del genere, i clienti interessati dovranno scaricarlo dal proprio cassetto fiscale;

Per apportare le dovute correzioni ad una fattura elettronica già inviata al Sistema di Interscambio bisogna seguire i passi sotto indicati:

• avvertire al più presto l’interessato;

• procedere con l’emissione di una nota di credito per storno fattura totale o parziale, segnalando opportunamente nella causale la ragione e l’errore fatto;

• nei casi in cui si rende necessaria la nota a storno totale, bisognerà procedere con una nuova emissione di fattura con le dovute correzioni.

Fattura elettronica duplicata o scartata

Nel momento in cui viene riscontrato un errore relativo all’emissione di una fattura con un numero già utilizzato, il SdI dovrebbe farlo presente. Generalmente, infatti, quando i dati di una fattura elettronica (numero di protocollo, numeri identificativi) sono gli stessi di un documento elettronico trasmesso precedentemente, il Sistema di Interscambio scarta automaticamente la fattura. Tuttavia potrebbe capitare che il SdI accetti la fattura elettronica, una circostanza che impone la correzione del documento duplicato con la procedura sopra riportata. In pratica, bisognerà emettere una nota a storno della fattura elettronica duplicata riportando l’errore nella causale, per poi emettere il documento corretto.

Invece, nei casi in cui gli sbagli vengano segnalati dal SdI, i clienti riceveranno un’apposita notifica e, per non andare incontro a nessuna sanzione, entro 5 gg andrebbero fatte le relative correzioni. Non sempre però le notifiche di scarto sono così chiare e trasparenti, tali da risalire subito alle correzioni da fare. A titolo semplificativo si riportano alcuni comuni errori segnalati con le notifiche di scarto della fattura elettronica:

• IdFiscaleIVA del cessionario non valido, errore 00305;
• codice destinatario non valido, errore 00311;
• fattura duplicata, errore 00404;
• fattura duplicata nel lotto, errore 00409.

Naturalmente questi sono soltanto alcuni esempi di errori segnalati dal Sistema di Interscambio, per una visione completa è possibile consultare l’elenco completo sul sito ufficiale fatturapa.gov.

E-fattura PA

La situazione cambia quando gli errori interessano le fatture elettroniche PA. In casi del genere, anche quando le verifiche effettuate dal Sistema di Interscambio danno esito favorevole, rimane la possibilità di uno scarto da parte delle Pubbliche Amministrazioni interessate. Infatti una PA può:

• trasmettere un messaggio di esito negativo: il rifiuto arriva dal sistema direttamente con una notifica di scarto e con la segnalazione dell’errore;

• rifiutare il documento elettronico PA dopo l’accettazione o decorsi i termini: gli uffici della PA, quando in modo implicito accettano una fattura per decorrenza dei termini o lo fanno in modo esplicito, potrebbero accorgersi in un momento seguente di qualche errore. In questi casi contattano il trasmittente per chiedere di emettere una nota di credito elettronica.

Quando dunque un emittente di una fattura verso una Pubblica Amministrazione riceve un messaggio di esito negativo, avrà il compito di correggere lo sbaglio e di ritrasmettere la fattura con la stessa data e il medesimo numero. Nel caso in cui un ufficio della Pubblica Amministrazione accerti invece un errore in un momento successivo all’accettazione della fattura elettronica, dovrà subito richiedere al trasmittente una nota di credito.

Tuttavia alcuni sbagli non necessitano dell’emissione di una nota di credito, in particolare non occorre emetterla quando gli sbagli interessano:

• un IBAN;
• quando l’errore è relativo alle informazioni sulla consegna o ai numeri d’ordine;
• il codice destinatario o l’indirizzo di Posta elettronica Certificata (PEC).

Resta comunque una buona abitudine contattare i clienti per segnalare un eventuale errore di questo genere, commesso al momento della compilazione della fattura elettronica.